Word lernen

Lektion 7 - Speichern / Drucken

Speichern von Dokumenten

Auf dieser Seite lernen Sie wie Worddokumente richtig gespeichert werden.

Spätestens, wenn Sie die ersten Seiten mit Word abspeichern, sollten die Optionen dafür festgelegt werden. Vor allem ist das der Speicherort der Datei. Im Laufe der Zeit schreibt man sehr viele Briefe und Texte. Häufig möchte man sich ein ähnlich geartetes Schreiben heraussuchen, um nur noch einige Veränderungen vornehmen zu müssen. Ich empfehle daher dringend einen speziellen Ordner festzulegen, welcher sich nicht auf dem Laufwerk C befindet. Es kommt durchaus immer wieder vor, dass man ohne noch irgendetwas retten zu können dieses Laufwerk komplett löschen und neu installieren muss. Der gesamte Schriftverkehr ist dann mit weg, und Sie fangen wieder bei null an. Erstellen Sie sich also einen Ordner beispielsweise auf dem Laufwerk D und geben ihm einen passenden Namen. Gehen Sie jetzt in das Menü „Extras“ auf „Optionen…“. Im so geöffneten Fenster wählen Sie die Karteikarte „Speicherort für Dateien“ und markieren „Dokumente“. Betätigen Sie jetzt den Button „Ändern…“, klicken sich über „Suchen in:“ bis in den entsprechenden Ordner vor und bestätigen dann mit „OK“. Ab jetzt wird Ihr Word standardmäßig alle Dateien in diesem Ordner ablegen.
Auf der Karteikarte „Speichern“ legen Sie noch weitere Optionen fest. Es kann durchaus ein Vorteil sein, wenn Sie ein Häkchen vor „Sicherungskopie immer erstellen“ setzen, oder wenn Sie die Zeiten für das Speichern der AutoWiederherstellen-Info verkürzen. Ein Programmabsturz ist schnell passiert und so kann man sich einigen Ärger ersparen. Hat man so alles festgelegt, werden die Dateien auf komfortable Weise an einem relativ sicheren Ort abgespeichert.
An dieser Stelle sei noch auf die Möglichkeit hingewiesen, Dateien in unterschiedlichen Dateitypen abspeichern zu können. Nicht jede Word-Version kann alle Typen ohne Weiteres lesen oder verarbeiten. Im Menü „Datei“ kann daher unter „Speichern unter…“ der gewünschten Dateityp festgelegt werden. Öffnen Sie dazu das Drop-down-Feld „Dateityp“ und klicken den entsprechenden Typ an. Eine durchaus gängige Sache ist dabei das „Rich Text Format“ (.rtf). Eine Word-Datei (.doc) enthält viele zusätzliche Informationen, welche dem Anwender meist verborgen bleiben. Wenn die Datei dann auf elektronischem Weg versendet wird, bleiben sie erhalten und ein Fachmann kann sie sichtbar machen. Er kann Ihnen unter Umständen damit einiges verderben (Stichwort Bewerbung). Benutzen Sie in solchen Fällen immer das besagte Rich Text Format. Es enthält nur die zwingend notwendigen Informationen.



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