Outlook 2010 lernen

Lektion 5 - Der Kalender

Terminanfragen bzw. Besprechungseinladungen per E-Mail

Hier lernen Sie wie man vorteilhaft Terminanfragen per Mail versendet.

Es ist unter Outlook 2010 möglich, aus dem Kalender heraus Personen zu Terminen einzuladen, sogenannte Besprechungsanfragen zu versenden.

Steht der Termin bereits fest und wurde in den Kalender eingetragen, kann man ihn kurz anklicken und betätigt im Anschluss auf der so geöffneten neuen Registerkarte „Kalendertools / Termin“ in der Gruppe „Teilnehmer“ die Schaltfläche „Teilnehmer einladen“. Damit öffnet sich ein entsprechendes E-Mail-Element, in das man einen passenden Text und die Empfänger einträgt und abschließend versendet.
Wurde der Termin im Kalender noch nicht eingetragen, kann man ihn versenden, indem man in der Kalenderansicht auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Neu“ die Schaltfläche „Neue Besprechung“ betätigt. Damit öffnet sich ebenfalls ein entsprechendes E-Mail-Element. Hier kann man nun, ähnlich wie beim Erstellen eines Termins, eine entsprechende Anfrage versenden. Der von Outlook vorgeschlagene Zeitpunkt entspricht der markierten Stelle im Kalender, kann jedoch im Nachhinein durch Verändern selbst festgelegt werden. Nach dem Versenden wird die Anfrage dann im Kalender als Termin hinterlegt.

Einen Termin, zu dem in der beschriebenen Weise Personen eingeladen wurden, kann man im Kalender nur löschen, indem man den betreffenden Personen eine Absage per Mail zukommen lässt. Dazu öffnet man den Termin per Doppelklick auf der entsprechenden Stelle im Kalender und betätigt auf der Registerkarte „Besprechung“ in der Gruppe „Aktionen“ die Schaltfläche „Besprechung absagen“. Sofern an alle Teilnehmer eine Absage versendet wurde, wird damit auch der Termin aus dem Kalender gelöscht. Anders geht es nicht.

Abbildung: eine Besprechung absagen


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