Word 2013 lernen

Sie lernen wie Formatvorlagen eingesetzt werden.

Formatvorlagen verwenden

Abbildung: Auswahl FormatvorlagenVon einem professionell gestalteten, umfangreichen Dokument wird eine einheitliche Formatierung erwartet. Das heißt, alle Überschriften, Absätze, Aufzählungen usw. sollen jeweils in der gleichen Weise gestaltet werden. Zur Formatierung wird der geschriebene Text (oder das Wort) markiert und im Register „START“ die entsprechende Formatierung per Mausklick gesetzt. Diese Formatierung soll grundsätzlich so einfach als möglich gehalten werden. Bei einem kurzen, von Hand geschriebenen Schriftstück ist das natürlich eine einfache Sache. Aber auch bei umfangreichen Texten sollte keiner die Übersicht verlieren, sobald er sich an den Umgang mit den Formatvorlagen gewöhnt hat. Diese stehen dem Anwender im Register „START“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ zur Verfügung. Erweitert man nun diese Gruppe (Abbildung: Schaltfläche Gruppe erweitern) öffnet sich das Auswahlfeld „Formatvorlagen“. Klickt man dann in ihm auf „Optionen…“ und stellt im darauf folgenden Dialogfeld „Optionen für Formatvorlagenbereich“ „Alle Formatvorlagen“ ein, so stehen mehr als 100 anwendbare Formatierungen zur Verfügung. Aber keine Angst, die Kirche darf im Dorf bleiben. Es ist jedoch ratsam, wenigstens die empfohlenen Formate zu benutzen. Diese sind in ihrem Umfang für jeden beherrschbar.

Abbildung: Optionen für den Formatvoprlagenbereich

Formatvorlagen ändern und erstellen

Abbildung: Schaltfläche Formatvorlagen ändernÜber einen Rechtsklick auf die Formatvorlage gelangt man zu der Schaltfläche „Ändern...“. Wird sie betätigt, erhält man das Dialogfeld „Formatvorlage ändern“.
Hier nimmt man nun alle Einstellungen vor. Nutzen Sie dazu insbesondere auch den Button „Format“ unten links im Feld. Vergessen Sie auch nicht festzulegen, ob ihre Formatvorlage nur für dieses Dokument oder für alle Weiteren gelten soll. Setzen Sie dazu den entsprechenden Punkt.
Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, öffnet man im Register „START“ > Gruppe „Formatvorlagen“ den Katalog und klickt auf den Eintrag „Formatvorlage erstellen“. Danach legt man den Namen der Vorlage fest und übernimmt sie mittels „OK“ in den Katalog. Nun wird die Vorlage in der oben beschriebenen Weise über die Schaltfläche „Ändern...“ gestaltet.

Warum so aufwendig formatieren?

Die Formatierung geschieht nicht nur zur optischen Gestaltung. Barrierefreiheit lautet die allgemeine Forderung unserer Zeit. Es bedeutet im eigentlichen Sinn, dass Texte auch Behinderten zugänglich gemacht werden können. Beispielsweise ist es möglich, einem Blinden das Dokument von einem Programm vorlesen zu lassen. Dieses erfährt dann über die korrekte Formatierung, was der Titel, die Überschrift oder was ein Zitat ist und kann es somit korrekt mitteilen. Der Behinderte ist aber nicht nur der Mensch selbst, sondern nicht weniger wichtig auch der Computer. Durch die richtige Formatierung versteht er den einmal geschriebenen Text wesentlich besser, sodass dieser auch von anderen Programmen korrekt verarbeitet werden kann. Das sind dann zuerst einmal weitere Microsoft-(Office)Programme. Später kann über die korrekte Formatierung auch eine gebrauchsfähige PC-Sprachsteuerung realisiert werden.

Was sind Absatzformatvorlage, Zeichenformatvorlage und verknüpfte Formate?

Word 2013 verfügt über 3 grundsätzlich verschiedene Arten von Formatvorlagen. Das sind:

Abbildung: Formattypen

Eine Absatzformatvorlage kann nur den gesamten Absatz formatieren. Es ist dabei nicht notwendig, den Absatz zu markieren. Es reicht, wenn sich der Cursor in ihm befindet. Bearbeitet man ein einzelnes markiertes Wort mit dieser Vorlage, wird von Word 2013 sofort eine neue entsprechende Zeichenformatvorlage gebildet und verwendet.

Eine Zeichenformatvorlage kann nur den exakt markierten Text formatieren, nichts anderes ist möglich.

Eine verknüpfte Formatvorlage ist die Kombination von Zeichen- und Absatzformatvorlage. Mit ihr ist es möglich, sowohl einzelne, markierte Zeichen oder Worte als auch ganze Absätze zu formatieren. Der Absatz wird formatiert, wenn sich der Cursor in ihm befindet und nichts markiert wurde. Werden im Auswahlfeld „Formatvorlagen“ die verknüpften Formatvorlagen deaktiviert, können mit Ihnen dann keine einzelnen Worte mehr formatiert werden. Es wird stets der vollständige Absatz bearbeitet, in dem sich die markierte Textstelle befindet.



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Lektion Nr.: 3

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